Alan Barker, em um dos seus livros, pergunta: Você está prestes a presidir uma reunião. Todos devem chegar em 30 minutos. Como você está se sentindo?
Ele nos orienta que presidir uma reunião é uma das tarefas de maior destaque e desafio para qualquer líder. Reuniões eficazes prestam uma importante contribuição ao sucesso da empresa ou da organização. Já uma reunião rui pode ser mais prejudicial do que não realizar a reunião.
Devemos procurar nos lembrar da última reunião de que participamos. Ela foi bem-sucedida? Em caso afirmativo, por quê? Talvez porque os participantes tenham sentido que suas intervenções foram ouvidas, que suas ideias foram respeitadas, que realmente participaram da responsabilidade pelas decisões. Vocês saíram da sala energizados e comprometidos, todos esperando pela próxima oportunidade.
Ou será que a reunião foi um fracasso? Talvez as pessoas tenham discutido questões triviais e saído pela tangente. Talvez alguns tenham dominado o cenário e outros se fechado na defensiva, ou saído contando os ferimentos. Houve momentos em que a reunião pareceu ter escapado do controle ou sido dominada por uma pessoa de maneira autoritária. Mais importante ainda, ela provavelmente estendeu-se por tempo demais. Vocês saíram exaustos, irritados – e atrasados para a reunião seguinte.
Quem preside a reunião normalmente leva a culpa quando as coisas dão errado, mas raramente recebe o crédito quando tudo vai bem. O motivo é que uma reunião é uma atividade de grupo: quando as pessoas se saem bem em grupo, elas acham que fizeram tudo sozinhas. Sua tarefa, então, é criar condições nas quais as pessoas possam dar o melhor de si.
Noventa por cento de uma reunião depende do que acontece antes de seu início. Você já está levando uma vantagem: tem meia hora para se preparar. Vamos mostrar isso em matérias seguintes.
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