Como Reunir As Informações
ALGUMAS QUESTÕES ESSENCIAIS
Antes de escrever ou dizer a primeira palavra, antes de fazer a pesquisa ou a organização da palestra, você precisa de respostas às seguintes perguntas-chave:
- Para quem você vai falar? Quem é a sua plateia?
- O que você deseja que sua plateia saiba, faça, sinta ou pense após ouvir sua palestra? O que você deseja alcançar? O que você deseja que seus ouvintes guardem na memória? O que eles querem ou precisam saber, ou por que o convidaram a falar?
Se eu tiver de falar por dez minutos, precisarei de uma semana de preparação. Se tiver de falar por 15 minutos, precisarei de três dias. Se for falar por meia hora, preciso de dois dias. Se for falar por uma hora, estou pronto para começar.
– Woodrow Wilson
Pra quem você vai falar?
É fundamental saber para quem você vai falar. Descubra o máximo que puder a respeito da plateia. Quanto mais você souber a respeito dos seus ouvintes, melhor estará preparado para se comunicar com eles.
Você deve saber se a sua palestra deve apresentar explicações sobre o tópico em questão, seu atual estágio, um completo histórico sobre o assunto ou uma combinação destas alternativas. O conhecimento da sua plateia afetará as palavras a serem usadas. Você usará o jargão próprio, por exemplo, com colegas de trabalho ou profissionais do mesmo setor, mas não com aqueles que possuem pouca ou nenhuma familiaridade com seu trabalho. Se Ross Perot tivesse um maior conhecimento de sua plateia quando discursou na National Association for the Advancement of Colored People (NAACP), em 1992, jamais teria dito: Vocês, povo..”
Conhecer as atitudes e a profundidade (ou falta dela) de conhecimentos da sua plateia o ajudará a organizar sua palestra. Você também saberá que tipo de comportamento assumir: profissional e orientado para os negócios? Suave e sofisticado? Popular e com pés no chão?
Se possível, examine o local onde a palestra será dada. Se ela for se realizar em outro lugar, descubra o que puder com o organizador do evento, e visite o local, se possível – pode haver algo histórico ou significativo ao qual você poderá se referir durante a palestra. Se você for uma pessoa de baixa estatura, talvez você precise ficar de pé sobre um suporte (se for este o caso, estará em boa companhia – o Rei Hussein, a senadora Barbara Mikulsin, Michael Dukakis, Jack Valenti, Ted Koppel e a Rainha Elizabeth também usam este tipo de suporte). Se a imprensa vai estar presente, não diga nada que não queira ouvir depois na TV ou no rádio, ou ver impresso. Não existe acordo do tipo “isto não é para ser divulgado”.
PERGUNTAS A SEREM FEITAS QUANDO VOCÊ FOR FAZER UMA APRESENTAÇÃO
- Que pessoas (com os respectivos cargos), ou que departamentos estarão presentes?
- De que forma estão os ouvintes relacionados com seu tópico ou projeto?
- O jargão daquele(s) departamento (s) é diferente do seu próprio?
- Por quanto tempo sua plateia deve ouvi-lo?
- Que estilo de apresentação é normalmente utilizado (por exemplo, algumas empresas utilizam sempre retroprojetores)?
- Nome da empresa organizadora do evento: Qual seu ramo de atividade?
- Número esperado de ouvintes
- Média de idade
- Sexo
- Raça ou religião
- Ocupação profissional
- Nível de educação
- Origem nacional
- Nível socioeconômico
- Interesses
- Como estará vestida a plateia? (smoking? terno e gravata? roupa informal?)
- Sabe se a plateia terá uma atitude de apoio? Amigável? Neutra? Hostil?
- Os ouvintes estarão ali por opção ou por obrigação?
- Que nível de conhecimento possui a plateia sobre o assunto?
OUTRAS PERGUNTAS IMPORTANTES QUANDO FOR FAZER UMA APRESENTAÇÃO
- Por que você foi convidado a dar esta palestra?
- Sobre o que se espera que você fale?
- Quando será a palestra?
- Onde será a palestra (auditório, ginásio, teatro, restaurante, sala de palestras grande ou pequena?)
- Qual a proposta da palestra?
- Qual o programa?
- Qual disposição dos assentos da sala?
- De quanto tempo você dispõe?
- Será necessário usar um microfone? Se for, ele estará em um suporte? em sua mão? preso à lapela? sem fio?
- Qual a ordem de apresentação (ex: Quem ou o que precederá sua palestra? Quem ou o que a sucederá?
- Você fará parte de uma mesa-redonda? Se for o caso, quem será o moderador?
- Haverá outros palestrantes? Se for o caso, quem serão e sobre oque falarão?
- Está previsto um período para perguntas e resposta da plateia? Qual a duração deste período?
- Alguém fará a apresentação da sua palestra?
- Será uma palestra realizada durante o almoço, jantar ou café da manhã? Será servido algo dentro da programação
- A imprensa estará presente?
- Qual será o esquema de transporte ou, se for o caso, de viagem?
- Qual o valor dos honorários? Haverá um cheque à sua espera ou você precisará enviar uma conta aos organizadores?
- Se você for distribuir algum material impresso, quantas cópias precisará fazer? Em que momento elas devem estar disponíveis?
- Alguma providência será tomada com relação a sua esposa ou outra pessoa que o acompanhe?
- Que tipo de equipamento será necessário? (ex.: projetor de slides, retroprojetor)
- Você precisará de um suporte sobre qual possa ficar de pé para que todos possam vê-lo durante a palestra?
Uma palestra é uma viagem com uma proposta, e deve ser planejada. As pessoas que começam sem rumo geralmente permanecem assim até o final.
– Dale Carnegie
O objetivo: Aquilo que você deseja comunicar à plateia
O objetivo é a razão pela qual você está fazendo uma palestra. Ele será uma destas três alternativas:
a) o que você deseja que a plateia saiba, pense sinta ou memorize
b) o que a plateia deseja saber – ou seja, a razão pela qual o convidaram a fazer a palestra.
c) Uma combinação das alternaivas anteriores. Você deseja comunicar a eles que o volume de vendas diminuiu no último semestre? Você deseja fazer com que se sintam orgulhosos por terem feito doações à sua instituição sem fins lucrativos?
Seu objetivo é seu destino. Se você não sabe onde pretende ir, o público certamente saberá menos ainda. Se você não sabe onde pretende ir, o público certamente saberá menos ainda. Se não for claro sobre o que pretende comunicar à plateia, e não puder resumir isto em uma frase relativamente curta, nada fará com que os ouvintes o compreendam.
O conhecimento a respeito de seu objetivo é fundamental. É o que lhe dará um senso claro de direção, e, se você o permitir, o ajudará a manter-se concentrado e eliminar a informação supérflua. Ele diz a você, e ao público, aonde ir.
Para escrever seu objetivo, termine esta frase:
“Quando eu terminar a palestra, quero que meus ouvintes…”
A partir do momento em que você tem um objetivo claro, cada frase ou parágrafo deve ser relacionada a ele. É a única maneira pela qual o público poderá acompanhar e compreender sua mensagem.
PESQUISA
Jamais concorde em fazer uma palestra sobre um assunto sobre qual você saiba pouco ou nada, não importa o quanto lhe paguem ou o que você acredite que possa conseguir com isso. Se você não é um especialista, não poderá pesquisar o suficiente para soar como um deles. E ainda que faça uma extensa pesquisa, nunca se sentirá suficientemente à vontade dentro do assunto para dar à palestra o ar de autoridade e credibilidade que somente eles possuem. Melhor será manter-se dentro de sua área de conhecimento.
Algumas vezes, porém, mesmo os especialistas precisam pesquisar. Se for este o caso, aprenda tudo oque puder sobre o assunto, até mesmo oque não irá usar. Reexamine todos os arquivos relacionados com seu projeto ou tópico. Se possível, converse com funcionários diretamente envolvidos com eles. Analise totalmente no assunto de sua palestra. Faça com que ele penetre em você. É sua única chance de fazer com que ele penetre nas mentes de seus ouvintes. Analise na Internet, na Prodigy, na América Online, na Compuserve; use bancos de dados computadorizados como Nexus e Lexis; visite universidades e bibliotecas; escreva para associações de profissionais; leia livros, folhetos, textos de outras palestras, jornais e revistas sobre o assunto, e converse com profissionais. Com frequência ocorre que quanto mais você sabe, mais entusiasmo e estimulado se sente. E quanto mais você demonstrar este entusiasmo e estimulado, maior é sua chance de arrebatar a plateia e deixar um impacto.
Um especialista e computação, que saiba tudo a respeito de computadores, modismo e microprocessadores, foi convidado a falar para certa instituição educacional de um estado sobre o uso do computador em sala de aula. Ele conhecia genericamente sobre o assunto, mas não oque passava naquele estado. Não há problema, pensou ele. Ele iria utilizar a palestra que havia dado em uma grande empresa no mês anterior.
Depois de visitar um treinador profissional em palestras, ele pensou melhor sobre esta ideia, e resolveu começar a pesquisar sobre o computador em salas de aula. Fez ligações telefônicas para empresas fabricantes de computadores e também para a Associação Nacional de Educação. Conseguiu reunir material impresso e programas de computação para estudantes. Foi um sucesso absoluto e ele foi convidado a fazer novas palestras em organizações educacionais de outros estados. Hoje ele vem se destacando por conta própria no uso de computadores em salas de aula nos Estados Unidos.
Se você for fazer várias palestras sobre o mesmo assunto, ou sobre um assunto relacionado, inicie um arquivo de ideias, histórias interessantes, citações, brincadeiras, destaques de informações e palavras-chave. Aquelas que você não puder usar em determinada oportunidade podem vir a ser adequadas para uma futura apresentação. Voltaire sempre levava consigo um caderno de rascunho, e lançava nele pensamentos e ideias para serem incluías em suas falas.
Depois de fazer sua pesquisa, examine o material com a intenção de organizá-lo de forma que os ouvintes possam acompanhar a ideia.
CRIE O SEU PRÓPRIO CADERNO DE RASCUNHO
- Existe uma história que você conta e sempre agrada?
- Você ouviu uma história interessante, uma brincadeira, comentário ou citação e esqueceu de anotar?
Depois de fazer sua pesquisa, examine o material com a intenção de organizá-lo de forma que os ouvintes possam acompanhar a ideia.