Sua reunião é uma entre milhões que estão ocorrendo hoje ao redor do mundo. Reuniões são um dos meios mais comuns pelos quais as pessoas se comunicam no trabalho. Quanto mais degraus subimos na carreira administrativa, maior o número de reuniões a que temos de comparecer. E mudanças radicais em nosso modo de trabalhar – equipes de projeto e multifuncionais, novos tipos de parcerias – produzem cada vez mais oportunidades de reuniões. As pesquisas sugerem que o número de reuniões de trabalho vá aumentar cerca de cinco por cento ao ano até onde se pode prever.
Custeando sua reunião
Pare um instante, agora mesmo, para avaliar o custo dessa reunião. Considere:
- Salários;
- Custos administrativos (antes e depois da reunião);
- Despesas de viagens;
- Custos de equipamento ou despesas com seu aluguel;
- Encargos sobre o local;
- Material de escritório, internet, posters;
- Alimentos
- Outros
Pesquisas e mais pesquisas indicam que a maioria dos administradores considera que boa parte do tempo gasto em reuniões é um tempo perdido. Então por que você vai fazer essa reunião? Quais são suas metas?
A maioria das reuniões acontece visando um desses objetivos:
- Discutir;
- Decidir;
- Determinar;
- Desfazer.
Pergunte à maioria das pessoas por que elas estão fazendo uma reunião e a resposta imediata provavelmente será: “Para discutir os problemas”. Mas por que discutimos os problemas?
“Discutimos para tomar decisões”, podemos responder. Realmente, os administradores geralmente se queixam de que as reuniões fracassam precisamente porque não resultam em decisões claras. Mas uma decisão é um compromisso com a ação, e obter um compromisso verdadeiro de um grupo de pessoas pode ser difícil. “Consenso” – a palavra usual para decisões coletivas – geralmente se traduz por “compromisso”.
As decisões coletivas são vulneráveis a paralisia de análise – gastar um tempo excessivo ponderando detalhes desnecessários, “mão-morta” do passado – “Sempre fizemos as coisas dessa maneira” – ou pensamento coletivo – a pressa em concordar em detrimento de considerar as alternativas.
O grupo como um todo tem de tomar a decisão? De quem é a verdadeira responsabilidade de promover a ação? A decisão não é dessas pessoas?
É melhor tomar decisões individualmente. É mais provável que o envolvimento com a ação e a responsabilidade fiquem mais claros. Você pode discutir um problema numa reunião como um recurso para ajudá-lo a melhorar sua tomada de decisão. Mas as pessoas que conduzem a reunião às vezes se escondem atrás do princípio da tomada coletiva de decisões, desperdiçando o tempo das pessoas num assunto que deveria ser de sua responsabilidade apenas.
As reuniões costumam ser convocadas para apresentar informações: sejam por parte da diretoria, que usa um briefing para anunciar suas últimas determinações; seja por menos participantes, ao informar “o andamento de seu trabalho” no ritual corriqueiro de fazer apresentações.
As reuniões são provavelmente a maneira menos eficaz para transmitir informações. A maior parte dela será esquecida a menos que sejam acompanhadas de uma complementação por escrito. E, uma vez que estejam no papel, não há necessidade de reproduzi-las integralmente ao longo de uma reunião.
Há outro motivo bastante comum para as reuniões: fazer política. A essência da manipulação é que ela seja encoberta. Sua arma secreta são as “intenções ocultas” e sua estratégia preferida é criar alianças e conflitos, semear a confusão, subverter e frustrar os planos da concorrência.
As reuniões “infectadas” com o comportamento manipulador tendem a ser repetitivas: os perdedores de uma rodada vão dar o troco na seguinte. O desperdício de recursos nesse tipo de operação de guerrilha é impressionante.
Na próxima publicação iremos abordar o tema “definindo objetivos”.
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